Penerbitan sertifikat pelatihan: Penjamin menjelaskan kewajiban pemberi kerja

Ketika dihadapkan pada permintaan pekerja untuk mengakses dokumen-dokumen mengenai dirinya, pemberi kerja harus menjamin aksesnya dengan cara yang sederhana dan tepat waktu. Namun, dalam kasus mantan karyawan sebuah perusahaan di bidang restoran, permintaan tersebut tidak dipenuhi. Penolakan tersebut mendorongnya untuk mengajukan pengaduan kepada Penjamin, yang melakukan intervensi dengan menegaskan kembali pentingnya hak akses terhadap data pribadi dalam hubungan kerja.

Kasus: permintaan mantan karyawan dan penolakan perusahaan

Mantan karyawan tersebut meminta sertifikat pelatihan dan sertifikat kesehatannya, namun perusahaan menolak memberikannya.

Cerita tersebut bermula dari dua email yang dikirimkan mantan karyawan tersebut pada Juni 2024, yang meminta agar sertifikat pelatihan dilengkapi dan sertifikat pemeriksaan kesehatan terakhir. Perusahaan hanya bertanggung jawab atas pengembalian aset perusahaan dan menyangkal keharusan menyerahkan sertifikat tersebut, dengan menyatakan bahwa sertifikat tersebut adalah “atas biaya perusahaan” dan oleh karena itu belum jatuh tempo.

Karyawan tersebut mengulangi permintaan tersebut, tetapi penolakannya tetap tidak berubah. Baru setelah ada pengaduan kepada Penjamin, perusahaan mengklarifikasi posisinya: sertifikat tersebut milik pemberi kerja sebelumnya dan, pada saat diminta, belum diterima; Selain itu, surat keterangan kesehatan tersebut seharusnya sudah ada pada pekerja karena dikeluarkan oleh dokter yang berwenang.

Namun, sebagaimana dicatat dalam ketentuan, tidak satu pun dari alasan ini yang membenarkan kegagalan untuk menanggapi permintaan sah untuk mengakses data pribadi.

Apa yang ditetapkan oleh Penjamin tentang hak akses ke data pribadi

Permintaan akses tidak harus memenuhi formalitas tertentu dan harus selalu ditanggapi dalam waktu satu bulan.

Penjamin mengingatkan Anda bahwa seni. 15 GDPR menjamin hak pihak yang berkepentingan untuk mendapatkan salinan data pribadi mereka, dan, tanpa kecuali, pemilik harus merespons dalam waktu satu bulan (pasal 12).

Dalam kasus khusus ini, Penjamin menyoroti beberapa poin penting:

• Bahkan permintaan informal, tanpa mengacu pada GDPR, merupakan pelaksanaan hak akses. Perusahaan tidak dapat meminta kata-kata tertentu atau metode permintaan tertentu.
• Sertifikat pelatihan berisi data pribadisehingga selalu dapat diakses oleh karyawan.
• Dalam hal pemindahan cabang usaha (pasal 2112 cc)majikan baru mengambil alih hak dan kewajiban majikan sebelumnya. Oleh karena itu, ia tidak dapat mengirim pekerja tersebut kembali ke majikan yang pindahan.
• Setiap penolakan harus disertai indikasi kemungkinan pengaduan atau bandingyang gagal dilakukan oleh perusahaan.

Oleh karena itu, alasan yang diajukan oleh perusahaan tidak sesuai untuk membenarkan tanggapan yang dihilangkan: kesulitan menemukan dokumen atau asal usulnya dari pekerja lain dan permintaan “informal” tidak membebaskan dari kewajiban untuk menanggapi pihak yang berkepentingan dengan benar dan tepat waktu.

Pelanggaran prinsip GDPR

Sertifikat dikirimkan dengan penundaan selama tujuh bulan: suatu pelanggaran terhadap tenggat waktu yang ditetapkan oleh GDPR, namun dapat diatasi dengan kolaborasi perusahaan.

Menindaklanjuti undangan resmi dari Otoritas, pemberi kerja akhirnya mengirimkan sertifikat pelatihan dan salinan surat keterangan kesehatan kepada mantan karyawan tersebut. Namun penyerahan tersebut dilakukan pada tanggal 17 Januari 2025, yaitu tujuh bulan setelah permohonan pertama pihak yang berkepentingan dan bukan atas inisiatif spontan perseroan, melainkan hanya sebagai pelaksanaan atas indikasi yang diterima dari Penjamin.

Tindakan ini mengakibatkan pelanggaran terhadap beberapa prinsip dasar GDPR:

• Pasal 5, par. 1, surat. a) – Prinsip kebenaran: pemilik harus memproses data dan menanggapi pihak yang berkepentingan dengan cara yang adil dan menghormati hak-hak mereka.
• Seni. 12 GDPR – Transparansi dan ketepatan waktu: tanggapan harus diberikan tanpa penundaan dan dalam waktu satu bulan.
• Seni. 15 GDPR – Hak akses terhadap data pribadi: pihak yang berkepentingan berhak memperoleh salinan data tanpa hambatan.

Kenyataan bahwa perusahaan akhirnya mematuhinya, meskipun tidak menghilangkan pelanggaran, merupakan unsur yang meringankan bagi Penjamin, mengingat penyerahan tetap dilakukan selama prosedur.

Sanksi dan tindakan tambahan

Pelanggaran tersebut dinilai memiliki tingkat keparahan sedang karena durasi dan sifat pengobatannya.

Penjamin telah menerapkan a denda administrasi sebesar 1.000 euromempertimbangkan:

• itu gravitasi sedang pelanggaran tersebut,
• itu durasi perilaku terlarang (sekitar tujuh bulan),
• lihatlah ketidakseimbangan dalam hubungan kerja,
• kolaborasi selanjutnya oleh perusahaan.

Selain denda, juga diperintahkan hal-hal sebagai berikut:

• publikasi ketentuan di situs web Penjamin,
• catatan pelanggarannya dalam daftar internal Otorita.

Tindakan yang menggarisbawahi cakupan sistemik dari aturan yang dilanggar.

Pentingnya hak akses dalam hubungan kerja

Penjamin menegaskan kembali bahwa hak akses adalah alat utama untuk transparansi dalam hubungan kerja.

Ketentuan ini menyoroti pentingnya pengusaha memperlakukan permintaan karyawan dengan sangat hati-hati. Bahkan email sederhana pun dapat mewakili permintaan yang valid dan tidak dapat diabaikan atau dikirim ulang ke pihak lain.

Untuk menghindari perilaku ilegal, perusahaan harus:

• menjamin tanggapan yang tepat waktu dan lengkap dalam tenggat waktu yang ditetapkan oleh GDPR;
• memfasilitasi pelaksanaan hak, bahkan dalam hal terjadi suksesi atau pengalihan bisnis;
• selalu menganggap sertifikat pelatihan sebagai data pribadi yang dapat diakses oleh pekerja;
• mengadopsi prosedur yang jelas dan internal yang menjamin kebenaran dan transparansi.

Pesan Penjamin dengan tegas: hak akses sangat penting untuk menjamin transparansi dalam hubungan kerja dan pemilik harus memastikan pelaksanaannya tanpa penundaan.

Jangan menunggu keluhan: terapkan prosedur yang jelas dan sesuai dengan GDPR. Hubungi kami untuk penilaian lengkap atas kepatuhan Anda.